¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

Una gran parte del trabajo que la gente hace todos los días no involucra su creatividad o habilidades únicas, siendo tareas muy tediosas y simples como categorizar correos electrónicos y mensajes, actualizar hojas de cálculo, procesar transacciones y más. Automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología emergente que a menudo aprovecha aspectos de la inteligencia artificial para automatizar estas tareas, con el objetivo de permitir que los trabajadores dediquen su atención a tareas más importantes. RPA se puede lograr con una variedad de diferentes técnicas, herramientas y algoritmos, y las aplicaciones corregidas de RPA pueden traer muchos beneficios a las organizaciones.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

A pesar de tener el nombre de "robot", la automatización robótica de procesos no tiene nada que ver con los robots físicos. Más bien, los robots a los que se hace referencia en RPA son robots de software, y los sistemas RPA son esencialmente solo una colección de robots que llevan a cabo tareas específicas, a menudo tediosas. Los bots de RPA pueden ejecutarse en máquinas físicas o virtuales, y el usuario del software puede dirigirlos para que realicen tareas. Las interfaces RPA están destinadas a permitir que incluso las personas que no están familiarizadas con la construcción de los bots definan un conjunto de tareas que debe realizar el bot.

Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de un RPA es automatizar las muchas tareas mundanas y repetitivas que las personas a menudo tienen que hacer en un lugar de trabajo. Ahorrar tiempo y recursos es el objetivo de RPA. Las tareas para las que se utiliza RPA deben ser bastante simples, con una serie concreta de pasos a seguir para lograr esta tarea.

Beneficios de la Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Cuando se utiliza correctamente, la tecnología RPA puede liberar tiempo, personal y recursos, permitiéndoles aplicarlos a tareas y desafíos más importantes. RPA se puede utilizar para permitir un mejor servicio al cliente al manejar las primeras interacciones con los clientes y dirigirlos al agente de servicio al cliente adecuado. Los sistemas RPA también se pueden usar para mejorar la forma en que se recopilan y manejan los datos. Por ejemplo, cuando ocurren transacciones, pueden digitalizarse e ingresarse automáticamente en una base de datos.

Los sistemas RPA también se pueden utilizar para garantizar que las operaciones de una empresa cumplan con los estándares y regulaciones establecidos. RPA también puede reducir significativamente las tasas de error humano y registrar las acciones realizadas de modo que, si el sistema produce un error, los eventos que provocaron el error puedan identificarse fácilmente. En última instancia, los beneficios de RPA se aplican a cualquier situación en la que un proceso pueda hacerse más eficiente mediante la automatización de muchos de los pasos necesarios para completar ese proceso.

Cómo funciona la automatización robótica de procesos (RPA)

Los métodos exactos que utilizan las plataformas RPA y los bots para llevar a cabo su tarea varían, pero a menudo emplean algunos algoritmos de aprendizaje automático e inteligencia artificial, así como algoritmos de visión por computadora.

Se pueden emplear técnicas de aprendizaje automático e inteligencia artificial para permitir que los bots aprendan qué acciones están correlacionadas con los objetivos que ha definido el operador. Sin embargo, las plataformas RPA a menudo llevan a cabo la mayoría de sus acciones de acuerdo con las reglas, por lo que actúan más como programas tradicionales que como IA. Como resultado, hay algo de debate con respecto a si los sistemas RPA deben o no clasificarse como sistemas AI.

Aun así, RPA a menudo funciona en concierto con tecnologías y algoritmos de IA. Las redes neuronales profundas se pueden usar para interpretar imágenes complejas y datos de texto, lo que permite que los bots determinen qué acciones deben llevarse a cabo para manejar estos datos de la manera que el usuario ha especificado, incluso si las acciones que realiza el bot están estrictamente basadas en reglas. . Por ejemplo, las redes neuronales convolucionales se pueden usar para permitir que una red interprete imágenes en una pantalla y reaccione en función de cómo se clasifiquen esas imágenes.

¿Qué procesos puede manejar RPA?

Los ejemplos de tareas que pueden manejar los sistemas RPA incluyen la manipulación básica de datos, el procesamiento de transacciones y la comunicación con otros sistemas digitales. Se podría configurar un sistema RPA para recopilar datos de fuentes específicas o limpiar los datos que se han recibido. En general, hay cuatro criterios que debe cumplir una tarea para ser un buen candidato para la automatización con RPA.

en primer lugar, el proceso debe estar basado en reglas, con instrucciones muy específicas y hechos básicos que se pueden usar para determinar qué hacer con la información que encuentra el sistema. En segundo lugar, el proceso debe ocurrir en momentos específicos o tener una condición de inicio definible. En tercer lugar, el proceso debe tener entradas y salidas claras. Finalmente, la tarea debe tener volumen, debe manejar una cantidad considerable de información y requerir una buena cantidad de tiempo para completarse, de modo que tenga sentido automatizar el proceso.

Con base en estos principios, examinemos algunos posibles casos de uso de RPA.

Una forma en que se podría usar RPA es acelerar el proceso de manejo de las devoluciones de los clientes. Las devoluciones suelen ser un esfuerzo costoso y que requiere mucho tiempo. Cuando se solicita una devolución, el agente de servicio al cliente debe enviar una serie de mensajes que confirman la devolución y cómo el cliente desea que se le reembolse su dinero, actualizar el inventario actual en el sistema y luego, después de realizar el pago al cliente, actualizar las ventas. cifras. Gran parte de esto podría ser manejado por un RPA que determina qué artículos se están devolviendo y cómo el cliente quiere que se disperse su reembolso. El RPA solo usaría reglas que toman como entrada el producto que se devuelve y la información del cliente y genera un documento de reembolso completo que el agente solo tendría que mirar y aprobar.

Otro caso de uso potencial para RPA es para los minoristas que deseen automatizar aspectos de la gestión de su cadena de suministro. RPA podría usarse para mantener los artículos en stock, verificando los niveles de inventario cada vez que se vende un artículo y cuando el stock cae por debajo de un cierto umbral, se pueden realizar pedidos de reemplazo.

Inconvenientes de la automatización robótica de procesos (RPA)

Si bien los sistemas RPA tienen el potencial de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo a las empresas que los utilizan, no son adecuados para todas las tareas. Las implementaciones de RPA a menudo pueden fallar debido a las limitaciones del sistema en el que operan. Si no se diseñan e implementan correctamente, los sistemas RPA también pueden exacerbar los problemas existentes actualmente, ya que operan con reglas que pueden dejar de ser aplicables a medida que evolucionan las situaciones. Por ejemplo, si se le indica a un sistema RPA que ordene reemplazos de artículos cada vez que las existencias sean demasiado bajas, es posible que no pueda ajustarse a las fluctuaciones en la demanda y continuar ordenando grandes lotes de productos incluso cuando la demanda general de esos productos disminuya. Ampliar las plataformas de RPA en una empresa también resulta difícil, ya que cuanto más se basa un sistema en reglas, más inflexible se vuelve.

Además, el acto de instalar miles de bots en un sistema puede llevar mucho más tiempo y ser más costoso de lo esperado, lo suficientemente costoso como para que los ahorros que brinda el sistema RPA no compensen los costos de instalación. Los impactos económicos de los sistemas RPA pueden ser difíciles de predecir y la relación entre la automatización y la reducción de costos no es lineal. Automatizar el 30 % de una tarea no necesariamente reducirá los costos de una empresa en un 30 %.